De vijf knelpunten bij sollicitatieprocedures

Dit blijkt uit een inventarisatie van AFAS Software die de vijf grootste knelpunten in sollicitatieprocedures bij bedrijven in kaart bracht. AFAS Software baseert de knelpunten op een rondvraag onder klanten, medewerkers en HR-managers van diverse bedrijven naar de problemen die zij ondervinden bij sollicitatieprocedures. De leverancier van ERP-software weet uit ervaring dat van alle administratieve processen op de HR-afdeling het wervings- en selectieproces het minst vaak geautomatiseerd is. Om die reden besloot AFAS de knelpunten bij een sollicitatieprocedure te inventariseren.  De volgende knelpunten werden het meest genoemd:

1 Veel administratieve handelingen

De respondenten gaven aan veel handmatige werkzaamheden te moeten verrichten gedurende het selectietraject. Het uitzetten van de vacature, het verzamelen en doornemen van sollicitanteninformatie en het afhandelen van de reacties wordt gezien als een tijdrovend proces.

2 Onnodig papierwerk

De sollicitatieprocedure blijkt in veel gevallen onvoldoende geautomatiseerd en gedigitaliseerd wat leidt tot veel, en vaak onnodig, papierwerk. Bedrijven blijken vaak nog met stapels geprinte sollicitatiebrieven en CV’s te werken die intern van hand tot hand gaan

3 Geen overzicht

Doordat het sollicitatieproces vaak onvoldoende geautomatiseerd is, is er weinig overzicht in de reacties die binnenkomen en de status van sollicitaties. Een Excel-bestand met daarin een overzicht van sollicitanten is vaak de enige houvast. Dit zorgt ervoor dat het proces onnodig veel tijd in beslag neemt.

4 Verschillende kanalen

Waar sollicitatiebrieven vroeger alleen per post binnenkwamen, stromen de reacties nu via verschillende kanalen binnen, zoals e-mail, social media en diverse vacaturesites. Voor veel HR-afdelingen zorgt dit voor minder overzicht in het aantal sollicitaties dat binnenkomt en kost het inventariseren en afhandelen van de reacties via de verschillende kanalen meer tijd.

5 Verouderde sollicitatieprocedure

Uit de reacties van de respondenten blijkt dat bij veel bedrijven de sollicitatieprocedure vaak sterk verouderd is. Om de interesse van Generatie Y te wekken, voldoen de standaardprocedures – waarbij de sollicitant een motivatie en CV opstuurt en een reactie afwacht – niet meer.