Een goede werksfeer is een kostbaar goed. Dit houd je in stand door open te zijn naar elkaar, en eventuele irritaties bespreekbaar te maken. Maar: maak niet overal een punt van. 
Anderen zijn anders dan jij, en sommige dingen gaan zoals ze gaan. Niet alles is te veranderen.
Focus alleen op zaken die je kunt veranderen
Een slechte werksfeer kan ten koste gaan van je werkplezier. “Toch is het soms beter om niets te doen”, zegt Ingrid Bannink, trainer bij Bannink Coaching & Consultancy. “Jij wilt graag dat dingen anders gaan. Maar jouw collega’s kijken anders tegen dezelfde situatie aan. Door alles bespreekbaar te maken, rakel je misschien dingen op die gevoelig liggen en waarmee je mensen kwetst. Dus: laat mensen in hun waarde, en focus je op de zaken waar je echt last van hebt, en die te veranderen zijn.”
Lees ook de praktische tips voor een betere werksfeer van Ingrid Bannink >
Geef positieve feedback
Als voorbeeld noemt ze een collega die regelmatig te laat komt. “Dat is vervelend als jij daardoor alle telefoontjes moet aannemen. Het is goed om die collega op een positieve manier feedback te geven. Waarschijnlijk heeft hij helemaal niet door dat je je aan hem stoort, en kun je samen nadenken over een oplossing.”
Een ander voorbeeld is: een collega met een laag werktempo. Ingrid: “Hij heeft waarschijnlijk een ander karakter dan jij. Probeer het eens van de positieve kant te zien. Misschien is het wel goed om iemand in je team te hebben die wat langer over zaken nadenkt, en zich wat assertiever opstelt.”
“Voor een beter contact moet je je muurtje iets laten zakken”
Pas op voor aannames
Jildau Zwaagsta, secretaresse bij het UMC Utrecht, werkt in een team met een goede sfeer. “Iedereen heeft veel inlevingsvermogen en alles is bespreekbaar”, vertelt ze. “We houden elkaar goed op de hoogte van allerlei zaken. Mijn managers geven mij bijvoorbeeld extra achtergrondinformatie, zodat ik vergaderingen beter kan notuleren.”
Zoals de meeste mensen heeft Jildau wel eens in een team gewerkt waar de sfeer minder open was. “Ik vond dat we veel met aannames werkten, en zaken niet met de juiste personen bespraken. Daar stoorde ik me aan. Daarom heb ik dat een keer aangekaart. Ik heb aangegeven dat ik het zelf ook doe en dat ik graag wil dat het verandert, omdat dat de samenwerking bevordert. In eerste instantie schrokken mijn collega’s. Daarna gaven ze toe dat het inderdaad wel klopte, en dat het goed was om dit te veranderen.”
Toch is het niet gelukt om het tij te keren. Op een gegeven moment werd het drukker, en verviel iedereen in de oude gewoontes. “Eigenlijk is dat jammer, want ik vind werksfeer wel belangrijk. Het is goed om daar de tijd voor te nemen, juist als het druk is.” Drie jaar geleden is Jildau gestart met haar baan bij het UMC. Ze heeft toen meteen uitgesproken dat ze graag wil dat mensen het haar zeggen als er iets is. “Mijn collega’s doen dat ook, en dat zorgt er mede voor dat ik de werksfeer als positief ervaar.”
Patronen veranderen kost moeite
Het is vaak lastig om patronen binnen een groep te veranderen. “Iedereen trekt eigen muurtjes op in zijn houding en gedrag”, zegt Mariëlle Willems, trainer bij Letsgoactive training groep. “Voor een beter contact moet je je eigen muurtje iets laten zakken, en dat vraag je ook van de ander. Wil jij moeite doen om de sfeer te verbeteren? Zo ja, probeer eens iets. Ga naar die ene collega toe, en vraag of hij wél meegaat naar de vrijdagmiddagborrel. Of ga eens naast haar zitten in de pauze en begin een gesprek. Als jij niet de eerste stap zet, dan blijft de situatie zoals die is.”
Verdiep je in de ander
Mariëlle zegt dat het daarbij belangrijk is om je oprecht te verdiepen in de ander. “Wat heeft hij of zij nodig om uit die schulp te kruipen? Houdt hij van een directe communicatie? Of is het een kwetsbaar iemand, en kun je je beter voorzichtig opstellen? Zorg er bovendien voor dat je gevoelige onderwerpen altijd persoonlijk bespreekt. Je kunt niet van iemand verwachten dat hij zich open opstelt, als het hele team meeluistert. Kies een moment dat je even met z’n tweeën bent.”
“Zoek het niet altijd bij de ander. Bedenk ook wat je zelf kunt doen”
Kwetsbaar opstellen kan helpen
Francis Schuiling, directiesecretaresse bij Vegro Verpleegartikelen, zegt dat een goede werksfeer iets is dat je samen opbouwt. “Het komt heus wel eens voor dat ik iets verkeerd breng, of dat ik bij iemand op een verkeerd knopje druk. Juist omdat de werksfeer goed is, wordt dat altijd snel uitgesproken.” Francis vindt het belangrijk om zich kwetsbaar op te stellen. “Ik heb een leidinggevende functie, dus ik moet regelmatig opdrachten verdelen. Natuurlijk krijg ik soms tegengas, dat hoort erbij. Ik probeer uit te stralen dat mijn wil geen wet is. Iedereen kan fouten maken, en ook ik doe wel eens iets verkeerd. Ik zeg dat collega’s altijd naar me toe kunnen komen, als ze verbeteringen hebben.”
Francis heeft onlangs een training gevolgd om de communicatie binnen het team te verbeteren. “Zo’n training is altijd goed, omdat ieder teamlid een spiegel voorgehouden krijgt. Voor mij kwam eruit dat ik een vrij directe manier van communiceren heb. Ik wil het liefste alles op hoofdlijnen bespreken, en pak graag snel door. Niet iedereen vindt dat fijn. Natuurlijk weet ik wel dat ik zo ben. Maar ik sta daar niet altijd bij stil. Zo’n training opent je ogen weer even, zodat je weet wat je kunt doen om het contact te verbeteren.”
> Wil jij ook werken aan je communicatiestijl? Denk dan eens aan de training Tactvol en helder communiceren.
Mopper niet zonder zelf actie te ondernemen
Tot slot geeft Ingrid aan dat het belangrijk is om een keuze te maken. “Maak een irritatie bespreekbaar, of stop met jezelf eraan te ergeren. Mopperen zonder dat je actie onderneemt heeft geen zin.” Ze zegt dat het bovendien goed is om te beseffen dat je zelf ook verantwoordelijk bent voor de werksfeer. “Dus: zoek het niet altijd bij een ander. Maar bedenk je wat je zelf kunt doen. Misschien vind je het koud op kantoor, en kun je dit zelf oplossen door een sjaal om te doen.”
Mariëlle zegt als afsluiting: “Als je besluit iets te doen: wees geduldig. Mensen hebben soms de neiging om te denken: ‘ik heb er nu één keer iets van gezegd, en nu moet het goed zijn’. Maar zo werkt het niet. Gedragsveranderingen gaan met ups en downs. Wees blij met een kleine vooruitgang die je boekt. En heb er vertrouwen in dat al die kleine stappen uiteindelijk de werksfeer als geheel verbeteren.”
Bron: http://www.managementsupport.nl/