Hoewel het mogelijk is om personeelsdossiers van medewerkers volledig te digitaliseren, vinden veel bedrijven dat nog steeds erg spannend. Daarom hebben zij – naast een digitaal archief – vaak ook nog een papieren archief.
Een digitaal archief van personeelsdossiers heeft veel voordelen, denk aan het gemakkelijk (plaats- en tijdsonafhankelijk) opzoeken en doorzoeken van documenten of de besparing van ruimte. Toch vinden veel organisaties digitalisering nog steeds eng, dit omdat ze bang zijn dat een volledig digitaal archief niet dezelfde juridische waarde of bewijslast heeft als een papieren archief en daarom niet meer als dwingend bewijs kan dienen, zegt Sayed Nasibdar. Hij is commercieel verantwoordelijk voor de verkoopafdeling van Karmac, een digitaliseringsbedrijf dat voor organisaties documenten en documentprocessen digitaliseert.
Nasibdar: ‘Een werkgever die tijdens het digitaliseringsproces onvoldoende rekening houdt met de echtheidskenmerken en authenticiteit van papieren documenten en/of een waterdicht scanproces krijgt niet het keurmerk voor substitutie. In dit geval kan een rechter het digitale document naar eigen interpretatie beoordelen en niet doorslaggevend vinden en dan moet het originele papieren document alsnog worden opgeleverd. Omdat bedrijven niet goed weten hoe ze het digitaliseren moeten aanpakken, blijven ze bij papieren archieven.’
De ervaring van Nasibdar wordt ondersteund door cijfers van 2014 van het Amerikaanse onderzoeksbureau AIIM International. Daaruit bleek dat in meer dan de helft van de gevallen de hoeveel papier in bedrijven steeg. Een belangrijke reden hiervoor was dat organisaties zeggen een handtekening op papier nodig te hebben, liefst 44 procent van de respondenten gaf die reden.
Dat is jammer, zegt Nasibdar. ‘De wetgeving leent zich wel voor digitalisering, maar een werkgever moet de betrouwbaarheid en authenticiteit van digitale documenten kunnen aantonen.’ De handtekening en watermerken moeten duidelijk en betrouwbaar zijn. En daarnaast mogen documenten niet aangepast kunnen worden. Dat is te borgen met een PDF/A-standaard. Deze standaard, ook bekend als ISO 19005-1, zorgt voor een extra laag over het document waardoor aanpassingen niet mogelijk zijn. Een ander voordeel van de PDF/A-standaard is dat de visuele weergave van documenten ook op lange termijn gegarandeerd is. Een PDF/A document is voor een juiste weergave namelijk niet afhankelijk van software en/of computersystemen.
Een groot deel van de HR-organisaties wil van het papieren archief af. Daarvoor zijn verschillende redenen. Het slecht terug kunnen vinden van specifieke documenten is een van de belangrijkste redenen. ‘Het is een personeelsdossier in de loop der jaren opgebouwd uit een groot aantal documenten zoals tijdelijke- en vaste arbeidsovereenkomsten en evaluatieformulieren, maar ook opleidingscertificaten en diploma’s die tijdens het dienstverband zijn behaald’, zegt leverancier Scan Sys in een blog. ‘En wat gebeurt er als een document verkeerd wordt gearchiveerd? Ook onvoorziene omstandigheden als waterschade en brand zijn een bedreiging op het moment dat u beschikt over een fysiek personeelsarchief.’
Bron: http://overehrm.nl/