Met een pilotgroep bedenk je heel gerichte acties om aan de slag te gaan met duurzame inzetbaarheid. En vervolgens is het zaak om alles goed vast te leggen. Psycholoog Agathe Hania geeft tips voor een goede borging. 
In mijn eerste blog beschreef ik de vijf stappen die je doorloopt. In het tweede blog ging ik in op de praktische uitvoering van de eerste 2 stappen (oriëntatie en focus). In deze blog neem ik je verder mee in de laatste 3 stappen (uitvoering pilot, evaluatie en borging/follow up).
Aan de slag met duurzame inzetbaarheid
Je weet nu waarom jouw organisatie wil werken aan duurzame inzetbaarheid en je hebt een concreet doel bepaald. Tijd om aan de slag te gaan. Start met het samenstellen van een pilotgroep, het liefst met mensen van verschillende afdelingen (MT, HR, medewerkers en eventueel OR). Zaken waarbij je rekening dient te houden gedurende deze pilot:
- Informeer vóór de start van de pilot wat het idee is. Creëer openheid en vertrouwen vanaf het allereerste moment.
- Start met een 0-meting. Zet een vragenlijst in om te meten waar de deelnemers momenteel staan met betrekking tot hun eigen inzetbaarheid. Bestaande vragenlijsten zijn onder andere de Workability Index (WAI) of de Duurzame Inzetbaarheidsindex (DIX).
- Ga in gesprek over de uitkomsten van deze 0-meting. Dit gesprek kan gevoerd worden met de leidinggevende of een (externe) coach.
- Laat ieder lid van de pilotgroep een concreet actieplan formuleren, gericht op het verbeteren van zijn duurzame inzetbaarheid. Bepaal of deze acties zelfstandig zijn uit te voeren. Kijk ook of je de interventies die je organisatie al ondernam, kunt inzetten.
- Voer een effectmeting uit. De pilotgroep vult nogmaals de vragenlijst in. De resultaten worden met elkaar vergeleken en beoordeeld of er verbetering is opgetreden.
Evaluatie
De resultaten uit de evaluatie zijn van essentieel belang in de keuze of jullie wel of niet doorgaan met een vitaliteitsaanpak voor de gehele organisatie. Door de 0-meting en de effectmeting bekijk je welke interventies of middelen zijn ingezet met welk resultaat. Zo kun je het programma verder aanscherpen. Interventies die niet werken kunnen worden veranderd of verbeterd. Interventies die nog niet beschikbaar zijn binnen de organisatie kun je aanvullen.
Borging en follow up
Zorg dat de resultaten en ervaringen worden geïntegreerd in overige bedrijfsactiviteiten zoals werkoverleg, functionerings- en beoordelingsgesprekken en HR-plannen. In feite draait het in deze fase om het waarborgen van de continuïteit. Duurzame inzetbaarheid moet het onderwerp van gesprek zijn in zowel formele als informele gespreksmomenten. Zo wordt het onderwerp steeds makkelijker bespreekbaar en krijg je beter inzicht waar de behoeftes van medewerkers, leidinggevenden en de organisatie liggen. Zo zorg je dat werken aan duurzame inzetbaarheid geen eenmalige exercitie wordt.
Mijn tips voor een goede borging zijn:
- Maak een gezonde mix van externe experts en interne betrokkenen binnen de organisatie om het draagvlak zo groot mogelijk te maken.
- Onderschat niet dat mensen tijd en oefening nodig hebben om van nieuwe zaken een succes te maken.
- Informeer alle betrokken vanaf het begin goed.
- Maak van de betrokkenen ambassadeurs. Laat hen vertellen over de successen, in hun eigen woorden.
- Zorg dat het onderwerp periodiek terugkeert op de agenda. In de officiële gespreksvoering maar je kunt ook denken aan een artikel op intranet of het uitlichten van goede voorbeelden tijdens een bedrijfsuitje.
Bron: XpertHR Actueel